Unternehmensprofil verifizieren: Abgleich mit Firmenbuch und GISA

Wann ein Abgleich mit Firmenbuch und GISA sinnvoll ist

In Österreich liegen unternehmensbezogene Daten in zwei voneinander unabhängigen, öffentlich geführten Verzeichnissen. GISA enthält die wichtigsten unternehmensbezogenen Daten sämtlicher Gewerbebetriebe, die in Österreich niedergelassen sind. Das Firmenbuch verzeichnet und legt Tatsachen offen, die nach den unternehmensrechtlichen Vorschriften einzutragen sind. Die beiden Verzeichnisse beantworten daher unterschiedliche Fragen: GISA, ob und mit welchem Wortlaut eine Gewerbeberechtigung besteht; das Firmenbuch, welcher Rechtsträger auftritt und wer ihn vertritt.

Ob ein Unternehmen in beiden Verzeichnissen aufscheint, hängt von Rechtsform und Größe ab. Einzelunternehmen werden ins Firmenbuch erst eingetragen, wenn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren ein Umsatz von mehr als 700.000 Euro oder in einem Geschäftsjahr ein Umsatz von mehr als einer Million Euro erzielt wird. Für nicht im Firmenbuch eingetragene Einzelunternehmen ist GISA derzeit die einzige authentische Informationsquelle. Wer einen Kleinbetrieb ohne Firmenbucheintrag prüft, darf das Fehlen der Firmenbuchnummer nicht als Warnsignal deuten, sondern muss die Prüfung im GISA führen. Umgekehrt ersetzt die Firmenbucheintragung nicht die Erlangung der Gewerbeberechtigung. Für ein belastbares Unternehmensprofil sind beide Quellen getrennt auszuwerten, bevor Angaben zusammengeführt werden.

GISA: Gewerbeberechtigung, Standort und Firma prüfen

GISA ist das bundeseinheitliche Gewerbeinformationssystem Austria und hat im März 2015 die 14 dezentralen Gewerberegister ersetzt. Es wird als IT-Kooperationsprojekt zwischen Bund, Ländern und Statutarstädten geführt. Es enthält die wichtigsten unternehmensbezogenen Daten sämtlicher Gewerbebetriebe, die in Österreich niedergelassen sind. Eine Abfrage liefert insbesondere Name bzw. Firma, Standort und Wortlaut der Gewerbeberechtigung eines gewerblichen Unternehmens.

Für die Verifikation ist vor allem der Wortlaut der Gewerbeberechtigung entscheidend: Er umschreibt die abgedeckte Tätigkeit und ist nicht mit einer allgemeinen Geschäftsbeschreibung gleichzusetzen. Deckt sich der angebotene Leistungsumfang nicht mit diesem Wortlaut, ist das ein Ergebnis des Abgleichs und kein Nebenbefund. Der GISA-Standort ist der gewerberechtliche Standort des Betriebs und nicht automatisch mit dem Firmenbuchsitz identisch.

Ein Teil der GISA-Daten ist nicht frei zugänglich. Bei bestimmten Daten, etwa dem Wohnort, muss die Auskunftswerberin oder der Auskunftswerber ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen. Eine GISA-Abfrage kann daher legitim unvollständig bleiben; offene Felder sind als offene Punkte zu notieren und nicht durch Annahmen zu schließen.

Firmenbuch: Rechtsträger, Vertretung und Urkunden prüfen

Das Firmenbuch ist ein öffentliches Verzeichnis, das die Firmenbuchgerichte in einer Datenbank führen, und umfasst auch das früher gesondert geführte Genossenschaftsregister. Es besteht aus Hauptbuch und Urkundensammlung. Das Hauptbuch enthält die Firmenbucheintragungen, etwa Firmenbuchnummer und Firma. Die Urkundensammlung enthält alle Urkunden, die den Eintragungen zugrunde liegen, zum Beispiel Gesellschaftsverträge; sie wurde im Herbst 2005 bei allen Gerichten auf eine elektronische Datenbank umgestellt. Jede Person kann in das Firmenbuch Einsicht nehmen und Auszüge anfordern; für rasche Recherchen steht zusätzlich die Firmeninformation im Internet zur Verfügung.

Eintragungsrelevant sind unter anderem die Einreichung des Jahresabschlusses sowie Änderungen bei den vertretungsberechtigten Personen oder Funktionen. Änderungen von im Firmenbuch eingetragenen Tatsachen müssen grundsätzlich unverzüglich bei Gericht angemeldet werden. Für die Prüfung eines Unternehmensprofils heißt das: Das Firmenbuch liefert Rechtsträger und Vertretungsverhältnisse, die Urkundensammlung die zugrunde liegenden Dokumente. Ob eine bestimmte Tätigkeit ausgeübt werden darf, beantwortet das Firmenbuch nicht – die Eintragung ersetzt nicht die Erlangung der Gewerbeberechtigung. In der Regel erlangt eine Gesellschaft mit der Eintragung in das Firmenbuch Rechtspersönlichkeit.

In das Firmenbuch werden insbesondere Offene Gesellschaften (OG), Kommanditgesellschaften (KG), Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Flexible Kapitalgesellschaften (FlexKapG oder FlexCo), Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, Sparkassen, Privatstiftungen, Europäische wirtschaftliche Interessensvereinigungen, Europäische Gesellschaften (SE) und Europäische Genossenschaften (SCE) eingetragen, daneben sonstige Rechtsträger, deren Eintragung gesetzlich vorgesehen ist. Einzelunternehmen werden erst bei Überschreiten der genannten Umsatzschwellen eingetragen; Gesellschaften bürgerlichen Rechts werden bei Überschreiten dieser Schwellen als OG oder KG eingetragen. Die Rechtsform bestimmt also, ob überhaupt eine Firmenbuchnummer existiert, die im Profil angeführt werden kann.

Abgleich in der Praxis: Welche Angaben zusammengehören

Ein nachvollziehbarer Abgleich folgt der Reihenfolge Rechtsform, Gewerbe, Rechtsträger. Zuerst ist die Rechtsform zu bestimmen und zu klären, ob eine Eintragungspflicht ins Firmenbuch besteht – bei Einzelunternehmen erst oberhalb der Umsatzschwellen von mehr als 700.000 Euro in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren oder mehr als einer Million Euro in einem Geschäftsjahr; Gesellschaften bürgerlichen Rechts werden bei Überschreiten dieser Schwellen als OG oder KG eingetragen. Für nicht im Firmenbuch eingetragene Einzelunternehmen ist GISA die einzige authentische Informationsquelle für die Unternehmensdaten.

Im zweiten Schritt wird in GISA geprüft: Name bzw. Firma, Standort und Wortlaut der Gewerbeberechtigung. Der Wortlaut ist gegen die tatsächlich angebotene Leistung zu halten. Der dritte Schritt führt ins Firmenbuch: Firmenbuchnummer, Firma, Rechtsträger, vertretungsberechtigte Personen und Funktionen, Einreichungen des Jahresabschlusses sowie bei Bedarf die der Eintragung zugrunde liegenden Urkunden aus der Urkundensammlung.

Zusammengehörige Angaben sind Firma und Rechtsträger im Firmenbuch einerseits, Firma bzw. Name, Standort und Gewerbewortlaut im GISA andererseits. Abweichungen werden eigens festgehalten: unterschiedliche Schreibweise der Firma, Sitz laut Firmenbuch gegenüber gewerberechtlichem Standort laut GISA, ein Gewerbewortlaut, der die beworbene Tätigkeit nicht abdeckt, oder eine Vertretungsangabe, die sich nicht mit der im Firmenbuch eingetragenen Person deckt. Weil die Firmenbucheintragung die Gewerbeberechtigung nicht ersetzt, beweist ein Firmenbuchauszug allein nie, dass die Leistung angeboten werden darf; umgekehrt beweist ein GISA-Eintrag nicht, wer den Betrieb rechtlich vertritt und haftet.

GISA vs. Firmenbuch: Unterschiede in der Informationsabdeckung

Wichtige Grenzwerte für Firmenbucheintragung

Auskunft bekommen: Online, Behörde und Firmenbuchgericht

Die gewerberechtlichen GISA-Daten, über die jedermann Auskunft zu erteilen ist, stellt das Bundesministerium für Wirtschaft, Energie und Tourismus im Internet kostenlos zur Abfrage bereit. Ergänzend können Auskünfte oder Abfragen in Einzelfällen online direkt bei der Gewerbebehörde über ein Webformular beantragt werden, mit oder ohne ID Austria. Werden Gewerbeverfahren über GISA-Express erledigt, werden die beantragten Berechtigungen bzw. Änderungen ohne weitere Bearbeitung durch die Behörde automatisch freigegeben und sind sofort über GISA öffentlich nachweisbar; ein aktuelles Abfrageergebnis ist daher zeitnah möglich.

Einen GISA-Auszug erhält man bei der Gewerbebehörde. Zuständig ist jede Bezirksverwaltungsbehörde, also die Bezirkshauptmannschaft, in Statutarstädten der Magistrat und in Wien das Magistratische Bezirksamt. Der Antrag auf Auskunftserteilung kann persönlich, schriftlich oder – nach Maßgabe der vorhandenen technischen Möglichkeiten – elektronisch erfolgen. Besondere Fristen sind nicht zu beachten, besondere Unterlagen sind nicht erforderlich, und es fallen keine Stempelgebühren und Bundesverwaltungsabgaben an. Rechtsgrundlagen sind §§ 365a Abs 1, 365b Abs 1 und 365e Abs 1 Gewerbeordnung. Für Gebietskörperschaften, Behörden und Körperschaften öffentlichen Rechts, die Gewerbeinformationen zur Wahrnehmung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen, ist der Zugang über das Portal Austria der BRZ GmbH möglich.

Für das Firmenbuch sind die Firmenbuchgerichte zuständig: die Landesgerichte, in deren Sprengel sich der Sitz (Ort der Niederlassung) des Unternehmens befindet, in Wien das Handelsgericht Wien und in Graz das Landesgericht für Zivilrechtssachen Graz. Auskünfte laufen über die Einsichtnahme und die Anforderung von Auszügen (Firmenbuchabfrage), für rasche Recherchen zusätzlich über die Firmeninformation im Internet.

Typische Fallstricke: Was die Register nicht bestätigen

Nicht jedes Unternehmen steht in beiden Verzeichnissen. Einzelunternehmen und Gesellschaften bürgerlichen Rechts scheinen im Firmenbuch erst ab den Umsatzschwellen von mehr als 700.000 Euro in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren oder mehr als einer Million Euro in einem Geschäftsjahr auf. Umgekehrt erfasst GISA die Gewerbebetriebe: Tätigkeiten, die nicht unter die Gewerbeordnung fallen, lassen sich über GISA nicht abbilden. Aus einem fehlenden Eintrag in einem der beiden Register folgt daher nicht zwingend, dass kein Unternehmen existiert.

Auch innerhalb des GISA ist der Informationszugang begrenzt: Bei bestimmten Daten, etwa dem Wohnort, muss ein berechtigtes Interesse an der Auskunft glaubhaft gemacht werden. Eine Abfrage kann deshalb Felder offen lassen, ohne dass der Eintrag unvollständig wäre.

Die beiden Register ersetzen einander nicht. GISA liefert keine Auskunft über Rechtsträger, Vertretungsverhältnisse oder Jahresabschlüsse und ersetzt daher keine Firmenbuchprüfung. Das Firmenbuch wiederum sagt nichts über eine Gewerbeberechtigung: Die Eintragung in das Firmenbuch ersetzt nicht die Erlangung der Gewerbeberechtigung. Ein Eintrag ist folglich nicht automatisch eine Berechtigung, und eine Berechtigung ist nicht automatisch ein Eintrag. Wer den Wortlaut der Gewerbeberechtigung ignoriert und nur auf eine Firmenbuchnummer oder einen Firmenbucheintrag achtet, übersieht genau jene Einschränkung, die über die Zulässigkeit der angebotenen Leistung entscheidet.

Vorteile und Grenzen der beiden Register

Ergebnis festhalten: Profil mit Quellen und offenen Punkten

Das überprüfte Unternehmensprofil sollte zu jeder Angabe die herangezogene Quelle und das Datum der Abfrage festhalten. Als Quellen kommen die kostenlose GISA-Abfrage im Internet, ein GISA-Auszug der Gewerbebehörde, die Firmenbuchabfrage beim Firmenbuchgericht sowie die Firmeninformation im Internet in Betracht. Das Datum ist wesentlich, weil Änderungen im Firmenbuch grundsätzlich unverzüglich anzumelden sind und über GISA-Express beantragte Berechtigungen bzw. Änderungen sofort öffentlich nachweisbar sind – ein Abfrageergebnis gibt also den Stand zum Abfragezeitpunkt wieder, nicht den aktuellen Stand von morgen.

In das Profil gehören die Firma bzw. der Name wie eingetragen, der gewerberechtliche Standort, der Wortlaut der Gewerbeberechtigung, die Firmenbuchnummer (sofern vorhanden), der Rechtsträger, die vertretungsberechtigten Personen und Funktionen sowie Hinweise auf eingereichte Jahresabschlüsse. Wurde ein Auszug angefordert oder eine Urkunde aus der Urkundensammlung herangezogen, sind auch diese Belege dem Profil zuzuordnen.

Offene Punkte werden ausdrücklich vermerkt statt weggelassen: nicht erteilte Auskünfte zu Daten, für die ein berechtigtes Interesse glaubhaft zu machen wäre; entfallene Firmenbuchprüfung bei einem Einzelunternehmen unterhalb der Umsatzschwellen; ein Gewerbewortlaut, der die beworbene Tätigkeit nur teilweise abdeckt; oder Abweichungen zwischen Sitz und gewerberechtlichem Standort. Damit bleibt der Abgleich später nachvollziehbar, und es ist erkennbar, welche Aussagen belegt sind und welche noch einer Klärung bedürfen.