Lieferantenprofil anlegen: Welche Pflichtangaben der Einkauf braucht

Einordnung: Was das Lieferantenprofil im Einkauf leisten muss

Ein Lieferantenprofil ist B2B-Stammdatenpflege und kein Webshop-Impressum. Die Informationspflichten, die das Unternehmensserviceportal (USP) für Online-Shops bündelt, betreffen ein anderes Verhältnis: Das dort genannte Fern- und Auswärtsgeschäftegesetz (FAGG) gilt nur für Verträge zwischen Unternehmen und Verbraucherinnen bzw. Verbrauchern. Der Einkauf braucht deshalb keine Verbraucherinformation, sondern Daten, mit denen Bestellung, Rechnungsprüfung, Wareneingang und Compliance arbeiten können.

Pflichtangaben sind alle Felder, ohne die ein nachgelagerter Prozess stehen bleibt: Ohne korrekten Firmenwortlaut und Sitz keine Bestellung, ohne Umsatzsteueridentifikationsnummer keine richtige Rechnung, ohne Bankverbindung keine Zahlung, ohne Ansprechstelle kein Avise. Freiwillige Zusatzfelder – Produktkataloge, Kapazitätsangaben, Zertifikate über gesetzliche Anforderungen hinaus – erweitern die Ausschreibung, sind aber keine Voraussetzung für die Anlage des Lieferanten.

Dasselbe Profil nutzen mehrere Stellen: Einkauf und Disposition steuern daraus Bestellungen, die Buchhaltung prüft Rechnung und UID, der Wareneingang braucht Verpackungs- und Anliefervorgaben, Compliance und Datenschutz verantworten Nachweise und Löschfristen. Bei der Festlegung der Feldliste sind diese Nutzer vorab einzubinden; jedes Pflichtfeld bekommt eine zuständige Stelle, die seine Richtigkeit verantwortet.

Unterschiede zwischen B2B-Lieferantenprofil und Online-Shop-Impressum

Identität, Rechtsform und Vertretung des Lieferanten

Zur eindeutigen Identifikation gehören Firmenwortlaut exakt in der Form des Firmenbuchs, Sitz- und abweichende Lieferanschrift, Rechtsform, Firmenbuchnummer, Gewerbeberechtigung sowie die vertretungsbefugten Personen mit ihrer Zeichnungsart. Wird der Firmenwortlaut im Profil abgekürzt oder uneinheitlich geführt, scheitert später der Abgleich mit Rechnung, Bestellung und Rahmenvertrag.

Als Prüfquelle nennt die Wirtschaftskammer Österreich die Impressumsvorschriften nach dem E-Commerce-Gesetz einschließlich Gewerbeordnung, UGB und Mediengesetz; abgleichen lassen sie sich über das Firmen A-Z der Wirtschaftskammerorganisation. So deckt der Einkauf jene Angaben ab, die der Lieferant in Österreich ohnehin offenlegen muss, und erkennt Änderungen bei Rechtsform, Firmenwortlaut oder Sitz, bevor eine Bestellung ins Leere läuft.

Getrennt zu erfassen sind die Kontaktstellen mit Funktion, Name, E-Mail, Telefon und Vertretungsregelung: kaufmännischer Ansprechpartner, technische Ansprechstelle, Rechnungsadresse, Avise-Adresse und Reklamationsstelle. Eine Sammel-E-Mail ohne benannte Person reicht für Reklamationen und Verzugsanzeigen nicht aus, weil dort Fristen laufen.

Pflichtangaben im Lieferantenprofil – Überblick für den Einkauf

Wichtigste Pflichtfelder im Lieferantenprofil – nach kritischer Wirkung

Steuer- und Zahlungsdaten: UID, innergemeinschaftliche Lieferungen und Buchnachweis

Für die Rechnungsstellung sind Umsatzsteueridentifikationsnummer und Steuernummer des Lieferanten sowie dessen Umsatzsteuerregistrierung im Ansässigkeitsstaat zu erfassen. Bei grenzüberschreitenden Lieferungen innerhalb der EU hält das Profil zusätzlich fest, ob der Lieferant als innergemeinschaftlich liefernd auftritt, welcher Lieferort vereinbart ist und welche Belege den Vorgang stützen. Die Wirtschaftskammer Österreich hält fest, dass der Buchnachweis zwingend zu führen ist, und ordnet das innergemeinschaftliche Verbringen umsatzsteuerlich im Umfeld der innergemeinschaftlichen Lieferung ein.

Praktisch braucht das Profil ein Feld für die Bestätigung des Buchnachweises samt Ablageort der Belege und eine zuständige Person, die bei unvollständigen Unterlagen die Rechnung nicht freigibt. Ändert der Lieferant seine UID oder verlegt er seine umsatzsteuerliche Registrierung, muss das Profil vor der nächsten Bestellung aktualisiert werden – sonst wird die Rechnung falsch ausgestellt.

Zur Bankverbindung gehören IBAN, BIC und der Kontoinhaber, der mit dem Firmenwortlaut übereinstimmen muss; abweichende Kontoinhaber sind ein typisches Betrugsmuster und daher als Ausnahmefall mit Nachweis zu hinterlegen. Zusammen mit den Zahlungsbedingungen – Zahlungsziel, Skonto, Währung und zulässige Zahlungsmittel – bilden diese Felder die Grundlage für den automatisierten Rechnungsabgleich.

Zentrale Steuer- und Zahlungsdaten im Lieferantenprofil

Einkaufsbedingungen und Vertragsgrundlagen

Das Lieferantenprofil muss ausweisen, welche Einkaufsbedingungen in welcher Fassung gelten. Die Allgemeinen Einkaufs- und Zahlungsbedingungen der Raps GmbH regeln das über den Geltungsbereich: Für sämtliche – auch zukünftige – Bestellungen gelten ausschließlich diese AGB-Einkauf, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart ist. Abweichende Bedingungen des Lieferanten finden keine Anwendung, es sei denn, es wurde ihnen schriftlich zugestimmt; das gilt auch, wenn ihnen nicht ausdrücklich widersprochen wurde oder Leistungen in Kenntnis entgegenstehender Bedingungen angenommen wurden.

Daraus folgt für die Datenpflege: Hinterlegt werden die aktuell geltende Fassung der Einkaufsbedingungen, das Datum ihrer Einbindung in die Bestellung und – falls vorhanden – die dokumentierte schriftliche Zustimmung zu einzelnen Lieferantenbedingungen. Bei diesem Modell ergibt sich der Vertragsinhalt aus den schriftlich abgefassten Vereinbarungen und den Einkaufsbedingungen; beides muss im Profil auffindbar verknüpft sein.

Abweichende Lieferanten-AGB werden als Widerspruch oder Verhandlungsergebnis mit Datum und Geltungsdauer vermerkt, nicht als allgemeine Notiz. Typische Regelungsbereiche sind dabei Lieferfristen, Qualitätsanforderungen und Haftung. Wer Einkaufsbedingungen erstellen lässt, kann die Prüfung der Einbindung mitbeauftragen; ein österreichischer Anbieter nennt dafür 1.700 EUR netto als Pauschale bzw. 110 EUR netto monatlich auf Flatrate-Basis bei 24 Monaten Mindestlaufzeit, bei Umsatzsteueridentifikationsnummer VAT-reversed.

Compliance-Nachweise: EUDR, Verhaltenskodex und Exportvorgaben

Bei regulierten Produkten ist die Betroffenheit des Lieferanten der erste Prüfpunkt. Der EUDR-Leitfaden der Wirtschaftskammer Österreich beginnt mit der Klärung, ob ein Unternehmen überhaupt nach der Entwaldungsverordnung verpflichtet ist; das hängt von den gehandelten Produkten, davon, wie diese auf den europäischen Markt gelangen, und von der Rolle in der Lieferkette ab. Ein und dasselbe Unternehmen kann verschiedene Rollen einnehmen: Der Import von Holzmöbeln macht es für diese Möbel zum Marktteilnehmer, der reine Weiterverkauf von Schokoladenprodukten für diese Ware zum nachgelagerten Händler. Im Profil ist die Rolle daher je Warengruppe zu erfassen, nicht einmalig für den gesamten Lieferanten.

Der WKO-Leitfaden gibt Empfehlungen nach dem aktuellen Wissensstand und stellt ausdrücklich keine rechtlich verbindliche Beratung dar; ein Vorschlag der Europäischen Kommission zur Reduktion der Anzahl von Sorgfaltsmeldungen in der nachgelagerten Lieferkette war zum Zeitpunkt des Leitfadens noch nicht rechtsgültig. Nachweise im Profil sind deshalb mit Versionsdatum zu führen und bei Änderungen nachzuziehen.

Bei Verhaltenskodex und Exportvorgaben hilft ein Blick auf die Unterlagen, die die KNAPP-Gruppe für Lieferanten und Dienstleister bereitstellt: Verhaltenskodex, Verpackungs- und Anliefervorschriften, eine Verfahrensanweisung für Direktexporte in die USA und eine Verfahrensanweisung zu US-Importanforderungen für Stahl-, Aluminium- und Kupferprodukte, daneben Einkaufsbedingungen je Land. Das Lieferantenprofil braucht damit Felder für die Bestätigung des Verhaltenskodex, den Anwendungsbereich (Warengruppe, Zielland) und das Datum der letzten Bestätigung.

Lebenszyklus von Compliance-Nachweisen im Lieferantenprofil

• Einreichung des Nachweises — Datum der Einreichung

Logistik, Verpackung und Anlieferung

Liefer- und Leistungszeiten gehören als bindende Angaben ins Profil. Die Raps GmbH regelt in ihren Einkaufsbedingungen, dass die in der Bestellung oder im Vertrag angegebene Leistungszeit bindend ist und vorzeitige Leistungen der vorherigen Zustimmung bedürfen; der Lieferant muss unverzüglich schriftlich in Kenntnis setzen, wenn Umstände erkennbar werden, aus denen sich die Nichteinhaltung der Leistungszeit ergibt. Bei Verzug kann nach Setzung einer angemessenen Frist zurückgetreten werden, bei einem Fixgeschäft auch ohne Fristsetzung; Vertragsstrafen für verspätete Leistungen sind ausdrücklich vorgesehen. Im Profil stehen daher Standardlieferzeit, Werksferien und Stillstandszeiten, Fixgeschäfte sowie die Stelle, die Verzugsanzeigen entgegennimmt.

Verpackung und Anlieferung steuern die jeweiligen Vorschriften des Abnehmers; die KNAPP AG hält etwa Verpackungs- und Anliefervorschriften für ihre Standorte in Hart bei Graz und Ilz bereit. Dazu kommen die Liefer- und Zollpapiere, die als eigener Punkt neben der Leistungszeit geführt werden. Das Profil muss festhalten, welche Papiere welcher Lieferant je Lieferart und Zielland beizubringen hat, damit der Wareneingang die Sendung ohne Rückfrage annehmen kann.

Sicherheitsrelevante Zusagen gehören ebenfalls in die Stammdaten: Bei der Lieferung von Geräten sichert der Lieferant zu, dass diese alle in Österreich geltenden Bestimmungen zur Unfallverhütung und Sicherheit einhalten. Lieferbeschränkungen und zulässige Zahlungsmittel sind Angaben, die im Fernabsatz gegenüber Verbrauchern zu machen sind; im B2B-Profil hält dieselbe Information fest, wohin und unter welchen Bedingungen überhaupt geliefert wird, und wer Avise sowie Abhol- oder Anlieferfenster bestätigt.

Datenschutz und Aufbewahrung der Lieferantendaten

Das Lieferantenprofil enthält regelmäßig personenbezogene Daten: Namen und Kontaktdaten von Ansprechpersonen, teils Bankdaten natürlicher Personen. Für die Verarbeitung sind die Datenschutz-Grundverordnung und – soweit Kommunikationsdienste betroffen sind – das Telekommunikationsgesetz einzuhalten; das USP verweist für die Verarbeitung im Online-Kontext ausdrücklich auf beide Regelwerke. Der Einkauf braucht daher je Datenkategorie eine Rechtsgrundlage, eine Information der betroffenen Personen und ein Rollenkonzept, das den Zugriff auf das beschränkt, was die jeweilige Stelle für ihre Aufgabe benötigt.

Für die Aufbewahrung sind Fristen konkret zu benennen und bei Ablauf umzusetzen. Die Checkliste der Wirtschaftskammer Österreich zur Datenschutzerklärung nennt als Beispiel, dass Daten wie Name, Anschrift, gekaufte Waren und Kaufdatum bis zum Ablauf der Produkthaftung von zehn Jahren gespeichert werden. Für Lieferantendaten sind die einschlägigen Fristen je Dokumentenart – Vertrag, Rechnung, Nachweis – festzulegen und ebenso wie die Löschung im Profil zu vermerken, damit Daten nicht mangels Zuständigkeit unbegrenzt liegen bleiben.

Änderungen an sensiblen Feldern wie Bankverbindung oder vertretungsbefugten Personen sind nicht als einfache Feldkorrektur zu behandeln, sondern an einen zweiten Blick und einen Nachweis zu binden. Wer ändern darf und wer freigibt, gehört deshalb als Berechtigungskonzept in dieselbe Datenbasis.

Aktualität, Prüfung und Freigabe im Einkauf

Dokumente im Lieferantenprofil werden versioniert abgelegt: Datei, Versionsdatum, Gültigkeitsbeginn, Gültigkeitsende und die Person, die sie eingestellt hat. Die KNAPP-Gruppe bündelt ihre einkaufsrelevanten Unterlagen für Lieferanten und Dienstleister auf einer zentralen Plattform mit dem Anspruch, dass alles an einem Ort, jederzeit zugänglich und stets aktuell vorliegt – dasselbe Prinzip gilt intern für die Dokumentenablage je Lieferant.

Prüfintervalle ergeben sich aus den Nachweisen selbst: Bestätigungen zum Verhaltenskodex, Zertifikate und Länderanforderungen haben Ablaufdaten, die vor Ablauf nachzufordern sind. Dass Nachweise an Rechtsänderungen gekoppelt sind, zeigt der EUDR-Leitfaden der Wirtschaftskammer Österreich, der wegen Prozess- und Verantwortlichkeitsanpassungen der Europäischen Kommission überarbeitet wird und auf einen noch nicht rechtsgültigen Kommissionsvorschlag verweist. Wer Nachweise ohne Prüfdatum einlagert, arbeitet mit einer Fassung, deren Aktualität niemand belegen kann.

Für Freigabeschritte sind Rollen zu trennen: Anlage und Änderung von Stammdaten, Freigabe von Bankdaten, Einstellen von Nachweisen und Bestätigung der geltenden Einkaufsbedingungen. Der Lieferant bestätigt seine Stammdaten in festen Intervallen selbst; der Einkauf prüft die Bestätigung gegen die hinterlegten Belege und dokumentiert Abweichungen. So arbeiten Einkauf und Lieferant auf derselben Datenbasis, und jede Bestellung, Rechnung und Anlieferung verweist auf denselben Stand.

Freigabeprozess für Änderungen im Lieferantenprofil