Eintragsprüfung
UID-Nummer prüfen: Wo die Echtheit bestätigt wird
Damit ein Unternehmen die Gültigkeit der UID-Nummer einer EU-Geschäftspartnerin oder eines EU-Geschäftspartners überprüfen kann, gibt es EU-weit das UID-Bestätigungsverfahren.
Wo die Echtheit offiziell bestätigt wird
Damit ein Unternehmen die Gültigkeit der UID-Nummer einer EU-Geschäftspartnerin oder eines EU-Geschäftspartners überprüfen kann, gibt es EU-weit das UID-Bestätigungsverfahren. In Österreich ist die UID-Nummern-Abfrage für jedes Unternehmen verpflichtend über FinanzOnline durchzuführen. Nur wenn sie mangels technischer Voraussetzungen – etwa ohne Internetzugang – unzumutbar ist, können Bestätigungsanfragen an das für die Unternehmerin oder den Unternehmer zuständige Finanzamt gerichtet werden; die Bestätigung ergeht dann in jedem Fall schriftlich. Zusätzlich ist eine elektronische Selbstabfrage über den EU-Server möglich.
In FinanzOnline finden Sie die Funktion unter „Weitere Services → UID-Bestätigung“. Der EU-Server ist VIES (MIAS) der Europäischen Kommission; er wird über die offizielle EU-Schnittstelle angesprochen. Darauf basieren kostenlose Online-Tools ohne Anmeldung: Sie prüfen in Echtzeit, ob die UID gültig ist, und zeigen – sofern das jeweilige Land diese Informationen bereitstellt – zusätzlich Firmenname und Adresse. Diese Tools führen ausschließlich die einfache Prüfung (Stufe 1) durch. Als Beleg für die Abrechnung dient der Ausdruck aus FinanzOnline oder die Konsultationsnummer aus einer Stufe-2-Abfrage bei VIES.
Einfache oder qualifizierte Bestätigung: Was geprüft wird
Stufe 1 (einfaches Bestätigungsverfahren): Geprüft wird nur die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer. Ein Bezug zu einem bestimmten Unternehmen wird nicht hergestellt. Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren): Geprüft wird die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer im Zusammenhang mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift in einem anderen Mitgliedstaat.
Die Anfrage nach Stufe 2 ist meist nur sinnvoll, wenn Zweifel an der Richtigkeit der Angaben der Warenempfängerin oder des Warenempfängers beziehungsweise an ihrer oder seiner Unternehmereigenschaft bestehen oder wenn mit einer Geschäftspartnerin oder einem Geschäftspartner erstmals Geschäftsbeziehungen aufgenommen werden. Bei VIES geben Sie für die Stufe-2-Prüfung Ihre eigenen Unternehmensdaten an und erhalten eine Konsultationsnummer als Nachweis. Beide Stufen sind sowohl über FinanzOnline als auch über VIES möglich; einfache Prüftools decken nur Stufe 1 ab.
Stufe 1 vs. Stufe 2 des UID-Bestätigungsverfahrens
- Anfragequelle — Beide Stufen über FinanzOnline und VIES möglich
Ablauf in FinanzOnline: von der Eingabe zum Beleg
Bei einer Bestätigungsanfrage über FinanzOnline wird die Antwort elektronisch mitgeteilt; den Ausdruck erstellt die Abfragende oder der Abfragende selbst. Die ausgedruckte Bestätigung gilt als Beleg und ist gemäß § 132 BAO aufzubewahren. Sie gehört zu den Unterlagen jenes Umsatzes, für den sie die Gültigkeit belegen soll – etwa zur Rechnung über eine innergemeinschaftliche Lieferung oder zur Zusammenfassenden Meldung.
Für schnelle Einzelprüfungen lässt sich die UID-Nummer alternativ über den EU-Server selbst abfragen: Die Nummer wird in Echtzeit über die offizielle VIES-Schnittstelle (MIAS) der Europäischen Kommission geprüft, und das Ergebnis zeigt sofort, ob die UID gültig ist. Bei der qualifizierten Variante dieser Selbstabfrage erhalten Sie zusätzlich eine Konsultationsnummer, die Sie gemeinsam mit dem Abfrageergebnis zur betreffenden Rechnung ablegen können. Ist ein Internetzugang nicht zumutbar, bleibt die schriftliche Bestätigung durch das zuständige Finanzamt.
Wann eine UID-Prüfung notwendig ist und vor Haftung schützt
Wer innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen im Reverse-Charge-Verfahren steuerfrei abrechnet, muss die UID des Geschäftspartners prüfen. Ist die UID ungültig, kann die Steuerfreiheit verloren gehen, und Sie haften unter Umständen für die Umsatzsteuer. Diese Umsätze melden Sie zusätzlich über die Zusammenfassende Meldung (ZM).
Die Inanspruchnahme des UID-Bestätigungsverfahrens kann ein Hinweis auf die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns sein. Eine dokumentierte Prüfung schützt vor Nachzahlungen: Der Ausdruck aus FinanzOnline beziehungsweise das VIES-Ergebnis mit Konsultationsnummer belegt, dass die Gültigkeit der UID vor der Abrechnung abgefragt wurde.
Wie oft prüfen und wie dokumentieren?
Wie oft das UID-Bestätigungsverfahren in Anspruch genommen wird, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Das Unternehmen entscheidet selbst, ob es alle Kundinnen und Kunden oder nur neue Kundinnen und Kunden überprüft oder Stichproben durchführt. Ebenso liegt es bei ihm, wie oft die UID-Nummer während der gesamten Geschäftstätigkeit bestätigt wird.
Wird die Gültigkeit einer UID-Nummer im UID-Bestätigungsverfahren bestätigt, kann davon ausgegangen werden, dass diese UID-Nummer für den gesamten Tag der Abfrage gültig ist. Mehrfache Abfragen derselben UID-Nummer an einem Tag sind daher jedenfalls nicht notwendig. Bei einer längerfristig aufrechten Geschäftsbeziehung wird eher auf die Gültigkeit der UID-Nummer der Geschäftspartnerin oder des Geschäftspartners vertraut werden können.
Für die Dokumentation genügt es, den Ausdruck aus FinanzOnline oder das VIES-Ergebnis mit Konsultationsnummer zum jeweiligen Geschäftsfall abzulegen. Weil die Bestätigung nur den Tag der Abfrage abdeckt, sollte bei länger laufenden Geschäftsbeziehungen oder geänderten Firmenangaben eine neue Abfrage erfolgen, bevor der nächste Umsatz steuerfrei abgerechnet wird.
Wenn die Bestätigung nicht gelingt
Wird die UID nicht bestätigt, darf der Umsatz nicht als steuerfrei abgerechnet werden; es drohen die Nachzahlung der Umsatzsteuer und eine Haftung für diese. Die Klärung – etwa die Berichtigung der Nummer, eine Anfrage nach Stufe 2 oder die Rückfrage bei der Geschäftspartnerin oder dem Geschäftspartner – sollte daher vor Rechnungslegung und Verbuchung erfolgen.
Im Streitfall entlastet die dokumentierte Prüfung: Wer den Ausdruck aus FinanzOnline oder das VIES-Ergebnis mit Konsultationsnummer vorweisen kann, belegt damit die Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns. Fehlt eine solche Abfrage, lässt sich die Sorgfalt im Nachhinein deutlich schwerer belegen. Gelingt keine elektronische Abfrage, kann die Bestätigung – bei fehlendem Internetzugang – schriftlich über das zuständige Finanzamt angefordert werden.
Kurz nachgefragt: die wichtigsten Antworten
Wie prüfe ich eine UID-Nummer? Sie geben die UID-Nummer ein und stoßen die Prüfung an – über FinanzOnline unter „Weitere Services → UID-Bestätigung“ oder über VIES (MIAS). In FinanzOnline ergeht die Antwort elektronisch, den Ausdruck erstellen Sie selbst.
Welche offiziellen Wege gibt es? Die Abfrage über FinanzOnline ist verpflichtend, die Anfrage an das zuständige Finanzamt nur bei fehlendem Internetzugang (dann schriftlich), daneben steht die elektronische Selbstabfrage über den EU-Server. Kostenlose Tools ohne Anmeldung arbeiten über VIES und decken nur Stufe 1 ab.
Was unterscheidet Stufe 1 und Stufe 2? Stufe 1 prüft nur die Gültigkeit der UID-Nummer, ohne Bezug zu einem bestimmten Unternehmen. Stufe 2 gleicht zusätzlich einen bestimmten Namen und eine bestimmte Anschrift ab und liefert bei VIES eine Konsultationsnummer als Nachweis.
Warum und wann ist die Prüfung wichtig? Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen im Reverse-Charge-Verfahren sowie für die Zusammenfassende Meldung. Bei ungültiger UID können Steuerfreiheit und Haftung für die Umsatzsteuer drohen; die dokumentierte Prüfung gilt als Hinweis auf die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns.
Wie oft muss ich prüfen? Eine gesetzliche Häufigkeit ist nicht vorgeschrieben – wählbar sind alle Kundinnen und Kunden, nur neue oder Stichproben. Eine bestätigte UID gilt für den gesamten Tag der Abfrage, mehrfache Abfragen am selben Tag sind nicht nötig.
