Lieferantenprofil prüfen: Welche Quellen belegen die Angaben?

Selbstauskunft oder Registerauskunft: Woher die Angaben über einen Lieferanten stammen

Bei der Lieferantenprüfung stehen einander zwei Quellenarten gegenüber: die Selbstauskunft – Angaben in Angebot, Website, Rechnung, E-Mail-Signatur und weiteren Geschäftspapieren – und amtliche Verzeichnisse, in Österreich vor allem Firmenbuch und GISA. Die Selbstauskunft ist die einzige Quelle für alles, was nicht registriert wird: Produktpalette, Lieferzeiten, Kapazitäten, Referenzen, Ansprechpersonen. Für Firma, Rechtsform, Sitz, Vertretungsverhältnisse und Gewerbeberechtigung gibt es dagegen eine amtliche Gegenprobe.

Daraus folgt, was belegbar ist: Registergestützte Angaben lassen sich bestätigen oder widerlegen; Angaben, die in keinem Register aufscheinen, nur plausibilisieren – etwa durch Nachweise, Referenzen oder Rückfragen. Die Wirtschaftskammer Österreich hält zu Pflichtangaben auf Geschäftspapieren fest, dass deren Umfang von der Rechtsform des Unternehmens, der Art des Geschäftspapiers und der Form der Übermittlung abhängt. Deshalb deckt keine einzelne Quelle das gesamte Profil ab: Register sagen nichts über die Leistung, die Selbstauskunft nichts über die Rechtsverhältnisse.

In der Praxis heißt das: zuerst die Rechtsform des Lieferanten klären und ob überhaupt ein Firmenbucheintrag besteht. Erst dann ist klar, welche Registerabfrage weiterhilft. Für Daten von Einzelunternehmen ohne Firmenbucheintrag ist GISA nach Angaben des Wirtschaftsministeriums derzeit die einzige authentische Informationsquelle. Wer nur im Firmenbuch sucht, findet nichts – daraus darf aber nicht auf ein nicht existierendes Unternehmen geschlossen werden.

Firmenbuch: Abrufbare Dokumente und Urkunden über fbgb

Über fbgb lassen sich alle amtlichen Dokumente und Urkunden zu einer im österreichischen Firmenbuch eingetragenen Firma direkt abrufen. Die FAQ behandeln unter anderem den Firmenbuchauszug, den Jahresabschluss, die Bilanz, die Frage, woraus ein Jahresabschluss besteht und wann er eine Gewinn- und Verlustrechnung enthält, sowie die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen. Damit lassen sich die Angaben des Lieferanten mit den über fbgb abrufbaren Dokumenten abgleichen.

Die Abfrage von Auskünften und Urkunden erfolgt über fbgb. Die FAQ behandeln unter anderem, welche Dokumente über fbgb gekauft werden können. Für eine Lieferantenprüfung kommt – soweit offengelegt – der Jahresabschluss als registergestützte Zahlenquelle in Betracht; die FAQ behandeln unter anderem, woraus ein Jahresabschluss besteht und wann er eine Gewinn- und Verlustrechnung enthält.

Die fbgb-FAQ enthält eine eigene Frage dazu, wo historische Daten aus dem Firmenbuch zu finden sind. Das ist nützlich, wenn ein Lieferant unter neuer Firma oder geänderter Rechtsform auftritt und sich die Frage stellt, ob es sich um dasselbe Unternehmen handelt.

Die Grenze dieser Quelle liegt bei Einzelunternehmen. Nicht jedes Einzelunternehmen ist im Firmenbuch eingetragen. Wer dort zur Gewerbeberechtigung, zum Standort oder zum Inhaber eines Einzelunternehmens sucht, findet nichts, ohne dass daraus etwas folgt. Für diesen Fall braucht es eine zweite Abfrage.

Wichtige Register in Österreich für Lieferantenprüfung

GISA: die authentische Quelle für Gewerbebetriebe ohne Firmenbucheintrag

Das bundeseinheitliche Gewerbeinformationssystem Austria hat im März 2015 die 14 dezentralen Gewerberegister ersetzt. Gewerbeanmeldungen, Standortverlegungen, Betriebseröffnungen und Geschäftsführerbestellungen werden darin elektronisch abgewickelt; GISA ist ein IT-Kooperationsprojekt zwischen Bund, Ländern und Statutarstädten.

Im GISA sind nach Angaben des Wirtschaftsministeriums die wichtigsten unternehmensbezogenen Daten sämtlicher Gewerbebetriebe enthalten, die in Österreich niedergelassen sind. Abrufbar sind insbesondere Name bzw. Firma, Standort und Wortlaut der Gewerbeberechtigung. Damit lässt sich prüfen, ob der im Angebot genannte Betriebsstandort mit dem Standort in GISA übereinstimmt und ob die angebotene Tätigkeit überhaupt vom Wortlaut der Gewerbeberechtigung gedeckt ist – der Wortlaut ist enger oder weiter als die umgangssprachliche Bezeichnung der Branche.

Entscheidend ist die Aussage zur Vollständigkeit: Für die Daten von Einzelunternehmen, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind, ist GISA derzeit die einzige authentische Informationsquelle. Wer einen Lieferanten in Form eines Einzelunternehmens prüft, kommt am GISA-Auszug nicht vorbei; er beantwortet die Lücke, die das Firmenbuch bei diesen Betrieben offenlässt. Die GISA-Abfrage ist eine Registerabfrage und tritt nicht an die Stelle der zuständigen Gewerbebehörde.

Pflichtangaben auf Geschäftspapieren als Gegenprobe

Die Angaben, die ein Lieferant selbst führt, sind verwertbar, wenn man sie gegen die Registerdaten hält. Die Wirtschaftskammer Österreich weist darauf hin, dass der Umfang der anzuführenden Angaben von der Rechtsform des Unternehmens, der Art des Geschäftspapiers und der Form der Übermittlung abhängt. Daraus folgt zweierlei: Eine fehlende Angabe ist nicht automatisch ein Warnsignal, weil Rechnung, Angebotsschreiben, Website und E-Mail-Signatur unterschiedlich behandelt werden und Einzelunternehmen anderes anführen als eine GmbH. Ein Widerspruch zu den Registerdaten ist dagegen sehr wohl ein Warnsignal, weil dafür der Umfang der Pflichtangaben keine Rolle spielt.

Für den Abgleich heißt das konkret: Firmenwortlaut und Rechtsform auf den Geschäftspapieren mit dem Firmenbuchauszug vergleichen, die dort angeführten vertretungsbefugten Personen mit jenen, die das Angebot oder den Vertrag zeichnen, den Firmensitz mit dem in Firmenbuch und GISA genannten Standort und die angeführte Gewerbeberechtigung mit dem Wortlaut in GISA. Bei einem Einzelunternehmen ohne Firmenbucheintrag entfällt der Firmenbuchvergleich; hier treten die GISA-Daten an dessen Stelle und bestätigen oder widerlegen Inhaber, Standort und Gewerbeberechtigung.

Findet sich ein Widerspruch, ist die Reaktion nicht Interpretation, sondern Akteneinsicht: der aktuelle Firmenbuchauszug, der GISA-Auszug und, falls eine gewerberechtliche Geschäftsführung im Spiel ist, ein Nachweis über deren Bestellung. Legt der Lieferant diese Unterlagen nicht vor, kann die Abfrage auch selbst über fbgb bzw. die GISA-Abfrage vorgenommen werden.

Gewerbeberechtigung und gewerberechtliche Geschäftsführung: Wer darf die Tätigkeit ausüben?

Eine Tätigkeit, die der Gewerbeordnung unterliegt, darf nach den Informationen des Unternehmensserviceportals selbstständig, regelmäßig und mit Gewinnabsicht nur ausgeübt werden, wenn das Gewerbe bei der zuständigen Gewerbebehörde des Betriebsstandortes angemeldet worden ist. Eine Gewerbeberechtigung benötigen sowohl Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer als auch juristische Personen wie Kapitalgesellschaften und Vereine sowie eingetragene Personengesellschaften.

Juristische Personen und eingetragene Personengesellschaften müssen eine gewerberechtliche Geschäftsführerin oder einen gewerberechtlichen Geschäftsführer bestellen und diese Bestellung bei der zuständigen Gewerbebehörde des Betriebsstandortes anzeigen. Auch Einzelunternehmer müssen eine gewerberechtliche Geschäftsführung bestellen, wenn sie den Befähigungsnachweis für reglementierte Gewerbe nicht erbringen können; die bestellte Person muss diesen Nachweis ihrerseits erbringen. Dasselbe gilt für Einzelunternehmer ohne Wohnsitz im Inland. Die Bestellung entfällt insbesondere für EWR-Staatsangehörige und Schweizer, die ihren Wohnsitz in einem EWR-Vertragsstaat oder in der Schweiz haben.

Für die Person der gewerberechtlichen Geschäftsführung nennt das Unternehmensserviceportal folgende Voraussetzungen: Staatsangehörigkeit Österreichs, eines EWR-Vertragsstaates oder der Schweiz – sonst eine Aufenthaltsberechtigung –, Wohnsitz im Inland, in einem EWR-Vertragsstaat oder in der Schweiz, Eigenberechtigung ab 18 Jahren, keine Gewerbeausschlussgründe. Bei reglementierten Gewerben kommt der Befähigungsnachweis hinzu, ersatzweise ein Bescheid über die Feststellung der individuellen Befähigung oder ein Bescheid über die Anerkennung bzw. Gleichhaltung von EWR-Befähigungsnachweisen.

Das Unternehmensserviceportal nennt als Voraussetzung unter anderem, dass keine Gewerbeausschlussgründe vorliegen – etwa Finanzstrafdelikte oder gerichtliche Verurteilungen –, und weist darauf hin, dass unter bestimmten Voraussetzungen Nachsicht vom Gewerbeausschluss erteilt werden kann. Die Anzeige der Bestellung einer gewerberechtlichen Geschäftsführung erfolgt bei der zuständigen Gewerbebehörde des Betriebsstandortes. Das GISA-Abfrageergebnis nennt insbesondere Name bzw. Firma, Standort und Wortlaut der Gewerbeberechtigung.

Mehrere Auskünfte zusammenspielen lassen – und die Grenzen benennen

Eine praktische Abfolge für den Abgleich: Soweit das Unternehmen im Firmenbuch eingetragen ist, erfolgt die Abfrage von Dokumenten und Urkunden über fbgb. Jahresabschluss und Bilanz ebenfalls dort, soweit der Jahresabschluss offengelegt wird. Name bzw. Firma, Standort und Wortlaut der Gewerbeberechtigung über GISA – und bei Einzelunternehmen, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind, ausschließlich über GISA. Die Selbstauskunft, also Pflichtangaben auf Geschäftspapieren, Angebot, Website und Rechnung, wird gegen diese Punkte gehalten. Angaben, die in keinem Register aufscheinen – Leistungsfähigkeit, Kapazität, Qualität, Referenzen –, sind über Nachweise und Rückfragen zu klären, nicht über eine Registerabfrage.

Bei Widersprüchen ist die Regel einfach: Ein Lieferant, dessen Angaben von den über fbgb oder GISA abrufbaren Registerdaten abweichen, liefert damit einen konkreten Anlass für eine Rückfrage mit Nachweis. Ebenso, wenn die angebotene Tätigkeit vom Wortlaut der GISA-Gewerbeberechtigung nicht gedeckt ist oder im Firmenbuch keine Eintragung besteht, obwohl der Lieferant wie eine Kapitalgesellschaft auftritt. Umgekehrt genügt eine bloß fehlende Angabe auf einem Geschäftspapier nicht für einen Verdacht, weil der Umfang der Pflichtangaben nach Rechtsform, Art des Papiers und Form der Übermittlung variiert.

Zuletzt ist festzuhalten, was auch belegte Registerdaten nicht aussagen. Die Registerabfrage liefert die dort verfügbaren Daten – nicht die wirtschaftliche Lage, die Bonität, die Leistungsfähigkeit oder die Zuverlässigkeit eines Lieferanten. Der im Firmenbuch veröffentlichte Jahresabschluss liefert Zahlen, aber nur für Unternehmen, bei denen er offengelegt wird, und er bildet ein vergangenes Geschäftsjahr ab. Gewerbeausschlussgründe und die Möglichkeit einer Nachsicht nennt das Unternehmensserviceportal als gewerberechtliche Voraussetzungen. Ein vollständiges Lieferantenprofil entsteht daher nicht aus einer Quelle, sondern aus dem Zusammenspiel von Registerauskunft, Selbstauskunft und den Nachweisen, die nur der Lieferant selbst beibringen kann.