GISA-Auszug prüfen: Was Einkäufer sehen können

Was Einkäufer im GISA-Auszug sehen – und was nicht

Das GISA (Gewerbeinformationssystem Austria) ist das bundeseinheitliche Gewerberegister und hat im März 2015 die 14 dezentralen Gewerberegister ersetzt. Im GISA sind die wichtigsten unternehmensbezogenen Daten sämtlicher Gewerbebetriebe enthalten, die in Österreich niedergelassen sind. Der Auszug liefert vor allem Name bzw. Firma, Standort und Wortlaut der Gewerbeberechtigung eines gewerblichen Unternehmens.

Die Abfrage ist kostenlos und erfordert keine Registrierung. Mit der kostenlosen GISA-Abfrage lassen sich alle Einträge im GISA abrufen, einschließlich des Versicherungs- und Kreditvermittlerregisters und des Reiseinsolvenzabsicherungsverzeichnisses.

Damit beantwortet der Auszug eine klar umrissene Frage: Welche Gewerbeberechtigung besteht für welchen Betrieb an welchem Standort, und wie lautet ihr Wortlaut. Er sagt nichts darüber, ob das Unternehmen im Firmenbuch eingetragen ist – dafür ist der Firmenbuchauszug die passende Quelle – und er enthält keine geschützten Personendaten.

Wichtige Fakten zum GISA-Auszug

Vorteile und Einschränkungen des GISA-Auszugs

Welche Daten gelten im GISA als öffentlich?

Auszüge und die Digitale Gewerbelizenz aus der öffentlichen Abfrage enthalten ausschließlich jene Dateninformationen, die gemäß § 365e Abs. 1 GewO 1994 als öffentliche Informationen gelten und über die an jedermann Auskunft zu erteilen ist. Rechtsgrundlagen sind §§ 365a Abs 1, 365b Abs 1 und 365e Abs 1 Gewerbeordnung (GewO).

Davon zu unterscheiden ist die zweite Kategorie: Informationen, zu deren Auskunft ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht werden muss. Bei bestimmten Daten, etwa dem Wohnort, muss die Auskunftswerberin bzw. der Auskunftswerber ein berechtigtes Interesse an der Auskunft glaubhaft machen. Diese Daten sind nicht Teil der öffentlichen Abfrage, die jeder ohne Nachweis nutzen kann.

Digitale Gewerbelizenz: alle aufrechten Gewerbeberechtigungen auf einen Blick

Mit Mai 2018 wurde die Digitale Gewerbelizenz eingeführt (siehe § 38 GewO 1994). Sie enthält sämtliche aufrechten Gewerbeberechtigungen einer bestimmten Person samt den wesentlichen Informationen zu jeder enthaltenen Gewerbeberechtigung. Für Einkäufer ist das die schnellste Antwort auf die Frage, ob überhaupt eine aufrechte Berechtigung besteht und wie viele Berechtigungen die Person hält – statt mehrerer Einzelabfragen.

Wenn zu einer bestimmten Gewerbeberechtigung weitere detaillierte Informationen benötigt werden, kann der umfassende Auszug zur betreffenden Gewerbeberechtigung direkt über die Gewerbelizenz angesteuert werden, ohne eine neuerliche eigenständige Suche durchführen zu müssen. Die Digitale Gewerbelizenz steht in deutscher oder englischer Sprache als amtssigniertes Dokument zur Verfügung und kann über die normale GISA-Suche bezogen werden. Die Gewerbewortlaute werden derzeit nicht in englischer Sprache angeboten.

Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz: Diese Daten sehen Einkäufer nicht

Auszüge, die auch Informationen enthalten, zu deren Auskunft ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht werden muss – beispielsweise Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz oder Sozialversicherungsnummer –, können nicht über die öffentliche Abfrage zur Verfügung gestellt werden.

Die Behörde kann darüber auch nicht telefonisch oder bei sonstiger nicht authentifizierbarer Kommunikation Auskunft erteilen. Wer solche Daten für einen konkreten Einzelfall benötigt, muss den förmlichen Weg wählen und das berechtigte Interesse glaubhaft machen; eine rasche Abfrage am Telefon ist dafür kein gangbarer Weg.

So prüfen Einkäufer den Auszug: kostenlos, ohne Registrierung, amtssigniert

Die Abfrage von GISA ist kostenlos und erfordert keine Registrierung; die Suche und die Auszüge stehen in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung. Die Auszüge sind sowohl in deutscher als auch englischer Sprache mit Amtssignatur versehen. Damit können GISA-Auszüge als authentische öffentliche Urkunde auch international in Regionen mit anderen Amtssprachen als der deutschen verwendet werden, sofern der internationale Kontaktpartner englischsprachige Behördenurkunden akzeptiert.

Für einen englischsprachigen Auszug ist die englische Suche zu verwenden; innerhalb der Suche kann jederzeit zwischen deutscher und englischer Version gewechselt werden. In der englischsprachigen Version ist der Gewerbewortlaut nicht übersetzt, weil die Übersetzung je nach Region, in der der Auszug verwendet wird, unbeabsichtigt zu einer Bedeutungsänderung des Befugnisumfangs führen könnte. Für die inhaltliche Beurteilung des Befugnisumfangs bleibt daher der deutsche Wortlaut maßgeblich.

So prüfen Einkäufer den GISA-Auszug

Einzelunternehmen ohne Firmenbuch: GISA als einzige authentische Quelle

Für die Daten von Einzelunternehmen, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind, ist das GISA derzeit die einzige authentische Informationsquelle. Wer mit einem solchen Anbieter kontrahiert, kann Existenz und Umfang der Gewerbeberechtigung daher nicht über einen Firmenbuchauszug verifizieren – der GISA-Auszug ist das Nachweisdokument.

In der Praxis heißt das: Bei Einzelunternehmen ohne Firmenbucheintrag gibt es keine Firmenbuchnummer als zusätzlichen Abgleichspunkt. Umso wichtiger ist es, den Auszug vor Vertragsabschluss abzurufen, Name bzw. Firma und Standort mit den Angaben auf Angebot, Bestellung und Rechnung abzugleichen und den Auszug zur Dokumentation abzulegen.

Wenn der Auszug nicht reicht: Zusatzauskunft bei der Gewerbebehörde

Der Antrag auf Auskunftserteilung kann persönlich, schriftlich oder – nach Maßgabe der vorhandenen technischen Möglichkeiten – elektronisch erfolgen. Zuständig ist jede Bezirksverwaltungsbehörde, also die Bezirkshauptmannschaft; in Statutarstädten der Magistrat, in Wien das Magistratische Bezirksamt. Alternativ besteht für Auskünfte oder Abfragen in Einzelfällen die Möglichkeit, online direkt bei der Gewerbebehörde eine Auskunft oder Abfrage mittels Webformular zu beantragen – mit oder ohne ID Austria.

Für Einzelabfragen bei der Gewerbebehörde sind keine besonderen Fristen zu beachten und es sind keine besonderen Unterlagen erforderlich. Es fallen keine Stempelgebühren und Bundesverwaltungsabgaben an.

Für Gebietskörperschaften, Behörden und Körperschaften öffentlichen Rechts, die Gewerbeinformationen zur Wahrnehmung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen, ist der Zugang über das Portal Austria der BRZ GmbH möglich. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, können Gewerbeverfahren mit GISA-Express unmittelbar elektronisch im GISA erledigt werden; die beantragten Berechtigungen bzw. Änderungen werden ohne weitere Bearbeitung durch die Behörde automatisch freigegeben und sind sofort über GISA öffentlich nachweisbar.

Checkliste für Einkäufer vor der Beauftragung

Identität abgleichen: Name bzw. Firma und Standort im Auszug gegen Angebot, Bestellschreiben, Vertragspartei und Rechnungsdaten prüfen. Bei Einzelunternehmen ohne Firmenbucheintrag ist der GISA-Auszug der einzige authentische Nachweis.

Befugnisumfang prüfen: Den Wortlaut der Gewerbeberechtigung gegen die konkret zu erbringende Leistung stellen. Bei mehreren Berechtigungen zuerst die Digitale Gewerbelizenz abrufen, um sämtliche aufrechten Gewerbeberechtigungen samt wesentlichen Informationen zu sehen, und von dort in den umfassenden Auszug zur einzelnen Gewerbeberechtigung springen.

Form und Sprache beachten: Auszüge stets mit Amtssignatur beziehen, damit sie als authentische öffentliche Urkunde verwendbar sind. Für internationale Kontakte die englische Suche nutzen – der Gewerbewortlaut bleibt dabei unübersetzt.

Öffentliche von geschützten Daten unterscheiden: Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz und Sozialversicherungsnummer sind über die öffentliche Abfrage nicht erhältlich und werden auch telefonisch nicht erteilt. Für solche Angaben im Einzelfall ist ein Antrag bei der Bezirksverwaltungsbehörde bzw. in Statutarstädten beim Magistrat mit Glaubhaftmachung des berechtigten Interesses erforderlich.

Checkliste für Einkäufer vor der Beauftragung